Gromadzenie i konsolidowanie danych ESG to chyba najbardziej znienawidzone zadanie każdego specjalisty odpowiedzialnego w spółce za przygotowanie raportu na temat zrównoważonego rozwoju. Danych brakuje, są dostarczane z opóźnieniem, są niekompletne i trudno z nich wyciągnąć sensowne wnioski. Co zrobić, żeby monitoring danych ESG nie był corocznym koszmarem?
Nie ma niestety jednego cudownego rozwiązania. W ostatnim roku przetestowaliśmy lub przeanalizowaliśmy w MATERIALITY sześć lub siedem dostępnych dziś komercyjnie rozwiązań wspierających monitoring danych ESG. Były to rozwiązania krajowe (nieliczne) i zagraniczne (większość) o cenach od kilkunastu tysięcy złotych do kilkudziesięciu tysięcy euro rocznie (dla średniej wielkości grupy kapitałowej). Żadne z tych rozwiązań nie było gotowe „out of the box”, wymagały one indywidualnego dostosowywania do specyfiki danej organizacji. Żadne też nie było w pełni dostosowane do wymogów najpopularniejszych standardów GRI Universal Standards.
Na razie wygrywa więc nasz autorski system oparty o rozwiązania z pakietu Microsoft Office. I jeśli nie zainwestowaliście jeszcze w dedykowane rozwiązanie chmurowe, to właśnie na współdzielonym Excelu proponowałbym zbudować własny system do gromadzenia danych. Excel to oprogramowanie, które zna praktycznie każdy pracownik biurowy każdej spółki. Znika więc bariera nauki nowego, obcego narzędzia. Dane gromadzone w ten sposób są łatwe do dalszego przetwarzania, a wyniki konsolidacji bez problemu możemy wprowadzić do projektu raportu, powstającego zwykle w edytorze tekstu.
Najważniejsze w gromadzeniu danych ESG jest moim zdaniem podejście osób, które tych danych mają dostarczać. Tu warto zadbać o dwie kwestie. Po pierwsze zrozumienie celu. Osoby, którym wytłumaczyliśmy, na czym polega raportowanie zrównoważonego rozwoju, do czego służy raport, jakiej wiedzy o organizacji będzie dostarczał nie tylko zewnętrznym interesariuszom, ale też pracownikom, podchodzą do dostarczania danych z zupełnie innym nastawieniem niż ci, którym po prostu wydano polecenie służbowe i wyznaczono termin.
Po drugie trzeba zainwestować odpowiednio dużo czasu w dokładne, często indywidualne instruowanie członków zespołu, jak wypełnić formularze do gromadzenia danych. Dziesiątki przeprowadzonych w MATERIALITY procesów monitoringu danych pozwoliły nam na oszacowanie następującej proporcji: każda godzina oszczędzona na tłumaczeniu, jak dostarczać dane to pięć godzin, które później stracimy na weryfikowanie danych, korygowanie ich, docieranie ponownie do materiałów źródłowych i wyszukiwanie błędów. Tłumaczymy, tłumaczymy, tłumaczymy – do znudzenia, aż każda osoba w zespole będzie wiedziała, jakich danych od niej oczekujemy, w jakich jednostkach i formacie, skąd te dane ma pozyskać i jaki pozostawić po nich ślad audytowy.
I wreszcie ostatnia kwestia: warto zacząć dane gromadzić częściej. Zebranie danych raz w roku jest wyzwaniem dla wszystkich osób zaangażowanych w ten proces. Jeśli wprowadzimy kwartalny monitoring danych ESG, to wszyscy przyzwyczajają się stopniowo do jego regularności i rośnie ich sprawność w dostarczaniu wysokiej jakości danych. Uzyskanie przez organizację wysokiej sprawności wymaga co najmniej 3-4 cykli raportowania. W przypadku raportowania kwartalnego oznacza to właśnie jeden rok. Dane na potrzeby raportu zrównoważonego rozwoju uzyskujemy z konsolidacji danych kwartalnych. Co kwartał można też dostarczyć zarządowi aktualnych danych na temat stanu realizacji strategii i przeglądu głównych wskaźników efektywności.
Jeśli Twoja organizacja jest teraz w końcowej fazie tworzenia raportu, to pewnie jest za późno na zastosowanie powyższych porad. Ale warto do nich sięgnąć już wkrótce, niedługo po publikacji raportu i odpowiednio zmodyfikować proces monitoringu danych na kolejny rok. Dane ESG o naszej organizacji to coś, czego nie da się kupić. Możemy kupić system wspierający ich gromadzenie, możemy zatrudnić doradcę, który pomoże nam zorganizować cały proces, ale nikt nie zastąpi pracowników wszystkich spółek w grupie kapitałowej, którzy muszą dostarczyć danych źródłowych.
A może… ktoś jednak mógłby ich zastąpić? Wydaje się, że tak, ale to już opowieść na inną edycję naszego newslettera.
