Parę lat temu trudno było o bardziej zaawansowane narzędzia wspierające raportowanie niż Excel i Word. Te nieliczne, które były wówczas dostępne, dotyczyły pojedynczych standardów i ułatwiały niewiele. Dziś dostępnych narzędzi są dziesiątki. Co warto wziąć pod uwagę, gdy dokonujemy wyboru?
Wspomniany Excel i Word mają trzy podstawowe zalety. W prawie każdej spółce mają do nich dostęp wszyscy pracownicy i umieją z nich korzystać zwykle w wystarczającym stopniu, nie ma więc bariery kompetencji. Koszt jest także pomijalny, bo przecież te programy i tak są w firmach potrzebne, nie kupujemy ich tylko po to, żeby sporządzić raport na temat zrównoważonego rozwoju. Wreszcie oba narzędzia (zwłaszcza Excel) są niebywale plastyczne, czyli możemy je niemal dowolnie dostosowywać do naszych potrzeb.
Jednak mają one też pewne ograniczenia. Im większa jest nasza grupa kapitałowa i im większa liczba źródeł danych, tym trudniej jest zgromadzić je i skonsolidować opierając się na Excelu. Word z kolei nie umożliwi nam otagowania raportu znacznikami XBRL, co dziś jeszcze nie jest obowiązkowe, ale takim się stanie w kolejnych latach. Oba narzędzia nie wspierają też procesu zbierania i udostępniania śladu audytowego.
Narzędzia wspierające raportowanie służą do dwóch podstawowych celów: wspierają gromadzenie i konsolidowanie danych, a także obliczanie na ich podstawie mierników oraz ułatwiają proces tworzenia treści raportu w sposób zgodny ze standardami. Obie te funkcje mogą być zawarte w jednym narzędziu lub dwóch, bo ich twórcy różnie podchodzą do modelu sprzedaży. Czasem kupujemy „kombajn”, który jest w stanie zrobić wszystko, a czasem poszczególne moduły dostosowane do naszych aktualnych potrzeb.
Dobre narzędzia wspierające raportowanie powinny zawsze spełnić kilka kryteriów:
• Zgodność ze standardami
Chodzi oczywiście o standardy ESRS. Narzędzie do monitoringu danych powinno policzyć określone mierniki zgodnie z tym, jak tego wymagają standardy. Często zdarza się, że narzędzie umożliwia np. kalkulację emisji gazów cieplarnianych zgodnie z GHG Protocol, ale uniemożliwia takie skonfigurowanie granic organizacyjnych, które byłoby zgodne z ESRS E1. Albo możemy wprowadzić dane o surowcach i materiałach, ale bez podziału na materiały biologiczne i techniczne. W takich przypadkach czeka nas szereg frustrujących momentów i konieczność „sztukowania” zakupionego narzędzia dodatkowymi obliczeniami, które pewnie będziemy realizowali… w Excelu 😉
• Ułatwianie procesu raportowania
Jeśli kupujemy dodatkowe narzędzie to po to, aby proces raportowania przebiegał sprawniej. W tworzenie raportu zaangażowane jest zwykle wiele osób i pełnią one różne role, więc dobrze, żeby oprogramowanie odpowiednio umożliwiło wyznaczenie im tych ról. Część twórców oprogramowania ewidentnie nie miała styczności z procesem tworzenia raportu na temat zrównoważonego rozwoju i punktem wyjścia dla nich były wytyczne IG3 EFRAG’u (lista punktów danych) albo wręcz projekt taksonomii XBRL. Skutkuje to zwykle zero-jedynkowym podejściem do raportowania, w którym zamiast procesu pracy nad treścią mamy bardzo długą check-listę punktów do spełnienia (a przecież nie o to chodzi w modelu raportowania opartym o należytą staranność). W przypadku nielicznych narzędzi widać, że przebieg pracy w nich powstał w efekcie szczegółowych konsultacji z praktykami.
• Dostosowanie do wielkości organizacji
Część narzędzi wspierających raportowanie jest przewidzianych ewidentnie dla bardzo dużych organizacji. Jeśli reprezentujemy pojedynczą spółkę lub niewielką grupę kapitałową wybór takiego narzędzia może wiązać się z wysokimi kosztami, zarówno jednorazowymi, jak i okresowymi. Dobre narzędzie powinno być skalowalne, a przede wszystkim dostosowane do tego, jak skomplikowaną organizacją jest nasze przedsiębiorstwo.
Środek sezonu raportowania (w przypadku spółek giełdowych, które sporządzają swoje obowiązkowe sprawozdania za rok 2024) to oczywiście nie jest dobry moment do wybierania narzędzia wspierającego sprawozdawczość; na to przyjdzie czas po publikacji raportów. Z kolei wiele spółek prywatnych już teraz rozgląda się za narzędziem, które będzie można wykorzystać w przyszłości. Jeśli przyglądacie się i sprawdzacie, co wybrać, to polecam uwzględnienie tych trzech kryteriów, które wymieniłem powyżej. W jednym z kolejnych wpisów napiszę bardziej szczegółowo o dobrych narzędziach wspierających raportowanie 😊
